Política de Privacidade

1. Quem somos e qual é o nosso papel

O MyESign é um produto socialDNA oferecido pela SocialDNA Systems LLC, sociedade de responsabilidade limitada constituída na Virgínia, EUA ("nós").

• Para os documentos e os dados dos signatários que um remetente envia, a empresa remetente decide o que enviar e para quem. Ela é a controladora desses dados, e nós os tratamos em nome dela para entregar o envelope, colher as assinaturas e selar o resultado.
• Para as contas dos remetentes, a cobrança, os registros de segurança e as provas de assinatura que guardamos (quem abriu e assinou, quando, de onde e como), nós somos o controlador.

Você pode nos contatar, inclusive o nosso encarregado de proteção de dados, em privacy@socialdna.app. Se você assinou um documento, também pode falar com a empresa que o enviou.

2. Em resumo

• Quem assina não precisa de conta. O signatário abre um link pessoal, lê o documento e assina digitando ou desenhando a assinatura, ou dizendo "I agree" ("eu concordo") numa ligação gravada.
• Quando alguém assina, registramos provas: a hora em que o link foi aberto e a hora da assinatura, o endereço IP, o navegador (user agent), o método usado, o consentimento dado e a própria assinatura. Essas provas são impressas numa página de certificado anexada ao PDF assinado, que todas as partes do envelope recebem.
• As assinaturas por ligação são gravadas e transcritas. A ligação avisa isso logo na primeira frase, e a gravação e a transcrição passam a fazer parte da prova da assinatura.
• Nenhuma mensagem de texto é enviada sem o consentimento registrado de quem recebe. Os convites por texto ainda não estão ativos (seção 3.4).
• Os pagamentos passam pelo Stripe. Nunca vemos nem guardamos o número completo do seu cartão.
• Não vendemos seus dados, não mostramos anúncios e não usamos seus documentos para treinar modelos de IA. Os documentos nunca são enviados a um fornecedor de IA.

3. O que coletamos e por quê

3.1 Contas e times dos remetentes

Seu nome, e-mail e senha, e o nome da sua empresa ou time. O acesso é feito pelo Firebase Authentication (um serviço do Google); nunca vemos a sua senha em forma legível. Guardamos também o time a que você pertence e o seu papel nele (por exemplo dono, gestor ou membro), porque só pessoas do time enviam os envelopes dele, e só donos e gestores criam chaves de API e webhooks. Quando você cria a conta, registramos o seu aceite dos termos, com a hora, o seu endereço IP e o seu navegador. Usamos esses dados para criar e proteger a conta, enviar e-mails da conta e saber quem fez o quê no time.

3.2 Documentos e envelopes

O PDF que você envia (até 25 MB, pelo app ou pela API, como arquivo ou a partir de um endereço https que você informa), o número de páginas e a impressão digital SHA-256; o título do envelope, o número, a mensagem opcional aos signatários, a ordem de assinatura (em sequência ou todos ao mesmo tempo), a data de validade (30 dias por padrão), o mapa dos campos que você posicionou (assinatura, rubrica, data, nome, texto), as opções escolhidas (verificação de identidade, cópia por carta certificada) e uma referência opcional do seu próprio sistema. Cada envelope guarda a linha do tempo do que aconteceu (criado, enviado, convidado, aberto, assinado, recusado, anulado, concluído). Usamos isso só para operar o envelope para você.

3.3 Dados dos signatários (informados pelo remetente)

Para cada signatário o remetente nos dá um nome e, conforme o canal, um e-mail ou um celular, e pode preencher campos de antemão (por exemplo nome da empresa ou endereço). Se você é signatário, foi assim que recebemos seus dados: da empresa que lhe enviou o documento. Os outros signatários do mesmo envelope veem o seu nome e se você já assinou.

3.4 Convites e os canais que usamos

• E-mail — o convite sai do MyESign em nome do remetente, pelo Microsoft 365.
• WhatsApp — uma mensagem curta com o link pessoal, pelo WhatsApp Business (a WhatsApp Cloud API da Meta ou o Twilio). Só é entregue quando o nosso remetente de WhatsApp está ativo; se não puder ser entregue, o remetente vê a falha e pode compartilhar o link de outro jeito.
• Mensagem de texto (SMS) — ainda não está ativa. O nosso número gratuito (toll-free) aguarda a verificação das operadoras e, até lá, nada é enviado. Mesmo depois, um texto só vai para um número cujo dono deu consentimento registrado para receber textos nossos; um número que respondeu STOP nunca recebe.
• Ligação — veja a seção 3.6.
• Link pessoal — o remetente pode copiar o link e compartilhá-lo como quiser, ou abri-lo dentro do próprio site com o nosso botão de assinatura.

Para cada convite guardamos o canal, o destino, a hora e se foi entregue. Um lembrete gera um link novo e o antigo deixa de valer.

3.5 O que registramos quando alguém abre, assina ou recusa

• Quando o link é aberto pela primeira vez: a hora.
• Quando você assina: a hora; o seu endereço IP; o user agent do seu navegador; que você marcou o consentimento para usar documentos e assinaturas eletrônicos; o método (digitada, desenhada ou por voz); o nome completo digitado; a imagem da assinatura desenhada ou o nome digitado; as suas rubricas e as páginas rubricadas; e os valores que você preencheu nos campos.
• Quando você recusa: a hora, o seu IP, o navegador e o motivo, se você informar.
• O próprio link contém um segredo aleatório. Guardamos só uma impressão digital (SHA-256) desse segredo, nunca o segredo.

Usamos isso como prova de que a assinatura foi feita, por qual método e quando — para o remetente, para os outros signatários e para você.

3.6 Assinar por ligação (assinatura por voz)

Se o remetente escolher o canal de ligação, ou se você tocar em Call me now na página de assinatura, ligamos para o celular que o remetente tem de você (só números dos Estados Unidos, em inglês, até 6 minutos). Um assistente de IA diz que é uma IA e que a ligação é gravada, confirma quem está falando, descreve o documento usando só o título e a mensagem do remetente e pergunta se você concorda em assinar por voz; você só assina dizendo "I agree" e o seu nome completo. Guardamos: o número, os horários e a situação da ligação, a transcrição do que os dois lados disseram (mostrada ao vivo na tela) e uma gravação da ligação em dois canais. As últimas linhas da transcrição são impressas no certificado. Para operar a ligação, nossos fornecedores de telefonia, fala e IA a processam (seção 8).

3.7 Verificação de identidade (opcional)

Um remetente com o socialDNA ID ativo pode exigir que cada signatário verifique a identidade antes de assinar (leitura da carteira de motorista e selfie no celular). A verificação é feita pelo socialDNA ID, sob o aviso de privacidade dele. O MyESign recebe e guarda só o resultado: o número da verificação, o nível, a hora e um resumo (tipo de documento, a nota de semelhança entre a selfie e a foto do documento, o resultado do nosso motor facial, que não é certificado, a consulta às listas de sanções e quem aprovou). Esse resultado é impresso no certificado.

3.8 O PDF selado e o certificado

Quando a última pessoa assina, carimbamos as assinaturas no PDF, anexamos uma página de certificado, calculamos um selo SHA-256 sobre o envelope, a impressão digital do documento original e todas as assinaturas, e pedimos a uma autoridade independente de carimbo de tempo um carimbo RFC 3161 desse selo (quando disponível). O PDF selado é salvo no DOCZ do time remetente, o nosso cofre de documentos. A página de certificado lista, para cada signatário, o nome, o e-mail ou telefone, a hora em que abriu e assinou, o método e o endereço IP, além do resultado da identidade e do trecho da transcrição de voz, quando houver. Todas as partes que recebem o PDF selado podem lê-la.

3.9 Chaves de API, botão de assinatura e webhooks

Para um time que usa a API guardamos o nome de cada chave, os primeiros caracteres, uma impressão digital SHA-256 da chave (a chave completa aparece uma vez e nunca é guardada), as permissões e o último uso. Para cada webhook guardamos o endereço, os eventos, o segredo de assinatura e o resultado das últimas entregas. As mensagens de webhook que enviamos aos sistemas do próprio remetente contêm dados do envelope (número, título, referência do remetente, nomes dos signatários, situações, horários, método e o selo).

3.10 Cobrança e pagamentos

Cada assinatura gera uma linha de uso de US$ 1 na conta de cobrança do time remetente, com o número do envelope, um título curto e o nome do signatário, para o time conferir o extrato. Os pagamentos com cartão são feitos na página do Stripe; o Stripe nos informa o resultado e uma referência do cliente ou do pagamento. Nunca recebemos nem guardamos o número completo do seu cartão.

3.11 Segurança, registros de auditoria e o seu navegador

• Toda mudança em envelope, convite, chave ou webhook é gravada com um registro de auditoria (quem, o quê e quando). Nossos servidores também registram endereços IP, horários, pedidos e erros para manter o serviço seguro e funcionando.
• No seu navegador: o app guarda a sua sessão (Firebase) e a sua escolha de língua (um cookie sdna.lang e o armazenamento local). A página de assinatura não guarda nada no navegador — o segredo fica no endereço depois do sinal #, que os navegadores não enviam aos servidores.
• Estas páginas e a página de assinatura carregam fontes do Google Fonts, que vê o seu endereço IP. Não usamos rastreadores de publicidade nem de análise nelas.

3.12 Suporte

O que você envia ao pedir ajuda: a mensagem, o e-mail e eventuais capturas de tela.

4. Bases legais (UE, Reino Unido e Brasil)

Se o RGPD da UE ou do Reino Unido ou a LGPD se aplicam, estas são as bases legais. Quando o remetente é o controlador (seção 1), é ele quem precisa ter base legal para nos enviar o documento e os dados do signatário.

Quando a base é o consentimento, você pode retirá-lo a qualquer momento, sem afetar o que foi feito antes. Quando a base é o interesse legítimo, você pode se opor (seção 12).

5. Onde seus dados ficam

• Documentos e PDFs selados: um bucket privado do Google Cloud Storage nos Estados Unidos (us-central1, Iowa), acessível só pelos nossos servidores. Os PDFs selados também aparecem no DOCZ do time remetente.
• Envelopes, convites, provas de assinatura, chaves, webhooks, linhas de cobrança e transcrições: o nosso banco de dados no MongoDB Atlas.
• Acesso (login): Firebase Authentication (Google). Servidores e registros: Google Cloud.
• Gravações das ligações: guardadas pelo nosso fornecedor de telefonia, o Twilio, e ligadas ao envelope.

6. Por quanto tempo guardamos

7. Quem vê os seus dados

• O time remetente vê o envelope, os dados e a situação de cada signatário, as provas de assinatura, a transcrição de uma ligação e o PDF selado.
• Os outros signatários do mesmo envelope veem o seu nome e a sua situação enquanto ele está aberto e, depois de concluído, o PDF selado com o certificado (que inclui o seu e-mail ou telefone e o seu IP).
• Os sistemas do próprio remetente, se ele ligou um webhook ou usa a API.
• Fornecedores de serviço que tratam dados para nós, com contratos que os limitam às nossas instruções (seção 8).
• Quando a lei exige. Divulgamos dados quando uma ordem legal válida exige ou para proteger a vida ou a segurança de alguém, e avisamos as pessoas antes, salvo se a lei proibir ou for uma emergência.
• Se o negócio mudar de mãos. Se a SocialDNA Systems LLC for incorporada, adquirida ou vender o MyESign, os dados podem passar ao novo dono sob esta política; avisaremos antes.

8. Fornecedores de serviço

O socialDNA ID (verificação de identidade) e o PostKite (carta certificada) são outros produtos socialDNA, usados só quando o remetente os liga, sob os avisos próprios deles.

9. Transferências internacionais

Estamos nos Estados Unidos e a nossa nuvem fica nos Estados Unidos. Se você envia ou assina de outro país, seus dados são tratados nos Estados Unidos, onde as leis de privacidade podem ser diferentes das suas. Quando o RGPD da UE ou do Reino Unido ou a lei suíça se aplicam, usamos as Cláusulas Contratuais Padrão da Comissão Europeia (e o Adendo do Reino Unido) com os fornecedores. Quando a LGPD se aplica, usamos os mecanismos do art. 33, inclusive as cláusulas-padrão contratuais aprovadas pela ANPD. Você pode pedir uma cópia dessas garantias.

10. Segurança

• As conexões com nossos servidores usam TLS. Os documentos ficam num bucket privado e só são servidos pelos nossos servidores a quem tem um link válido ou uma conta do time; os dados na nuvem e no banco são cifrados em repouso pelos provedores.
• Os links de assinatura levam um segredo aleatório que guardamos só como impressão digital; um lembrete substitui o link, e anular o envelope faz todos os links pararem.
• As chaves de API aparecem uma vez e ficam guardadas só como impressão digital. As mensagens de webhook são assinadas (HMAC-SHA256) para quem recebe conferir que vieram de nós.
• O selo SHA-256 e o carimbo RFC 3161 tornam detectável qualquer mudança posterior num PDF selado.
• O acesso da nossa equipe é limitado a quem precisa para operar o serviço, dar suporte, manter a segurança ou cumprir obrigações legais.
• Se um incidente afetar seus dados, avisaremos você e as autoridades como a lei exige.

Nenhum sistema é perfeitamente seguro. Mantenha a sua senha e as suas chaves de API em sigilo e não encaminhe o seu link de assinatura.

11. Ligações e consentimento para gravação

• Toda ligação de assinatura começa dizendo que o assistente é uma IA e que a ligação é gravada, e pergunta quem está falando.
• Você só assina dizendo "I agree" e o seu nome completo. Se disser não, hesitar, quiser ler antes ou outra pessoa atender, nada é assinado e o link escrito continua valendo.
• O assistente só descreve o documento com o título e a mensagem do remetente. Ele nunca pede número de cartão, de banco ou do Social Security.
• As ligações são feitas só para números dos Estados Unidos. O remetente precisa ter a sua autorização para ligar para esse número (veja os nossos Termos).

12. Seus direitos e como usá-los

Para todos

Onde quer que você more, pode pedir acesso, cópia, correção ou exclusão dos seus dados e retirar qualquer consentimento. Os remetentes podem baixar todo PDF selado pelo app ou pela API. Se você é signatário, a empresa remetente decide sobre o documento que lhe enviou; ajudamos você a falar com ela e seguimos as instruções dela, e podemos manter as provas de assinatura necessárias para exercer ou defender direitos.

UE, EEE, Reino Unido e Suíça

Pelo RGPD você também tem direito à limitação, à portabilidade e a se opor ao tratamento baseado em interesse legítimo, e direito de reclamar à autoridade de proteção de dados (no Reino Unido, o ICO).

Brasil (LGPD)

Pelo art. 18 da LGPD você pode pedir: confirmação do tratamento; acesso; correção; anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários ou excessivos; portabilidade; eliminação dos dados tratados com consentimento; informação sobre com quem compartilhamos; informação sobre a possibilidade de não consentir e as consequências; e revogação do consentimento. Você também pode peticionar à ANPD.

Califórnia e outros estados dos EUA

Pela CCPA, alterada pela CPRA, residentes na Califórnia têm direito de saber, excluir e corrigir informações pessoais, de se opor à venda ou ao compartilhamento, de limitar o uso de informações pessoais sensíveis e de não sofrer discriminação. Coletamos identificadores (nome, e-mail, telefone, endereço IP, identificadores de conta), registros de cliente, informações comerciais (uso de assinaturas e pagamentos), atividade na internet (provas de assinatura e registros), áudio (gravações e transcrições de ligações) e informações pessoais sensíveis (login da conta; o resultado da verificação de identidade quando o remetente a exige). Usamos esses dados para as finalidades da seção 3, só os divulgamos como descrito nas seções 7 e 8 e não os vendemos nem compartilhamos; tratamos um sinal Global Privacy Control como pedido de exclusão. Residentes na Virgínia, Colorado, Connecticut, Texas, Oregon e outros estados com leis de privacidade têm direitos parecidos, inclusive de recorrer da nossa decisão: responda à nossa resposta com a palavra "Appeal". Se negarmos o recurso, você pode procurar o procurador-geral do seu estado.

Como fazer um pedido

1. Escreva para privacy@socialdna.app a partir do e-mail da sua conta, ou diga qual envelope você assinou (o número, como ES-…).
2. Confirmamos que é você antes de agir (pela sua conta conectada ou com um código enviado ao seu e-mail ou telefone).
3. Respondemos no prazo da lei — 15 dias no Brasil para o relatório completo de acesso, um mês na UE e no Reino Unido (prorrogável por dois meses) e 45 dias na Califórnia (prorrogável por 45 dias). Os pedidos são gratuitos.
4. Para excluir uma conta de remetente, veja Excluir a sua conta.

13. Crianças e adolescentes

As contas do MyESign são para maiores de 18 anos. O MyESign não é direcionado a crianças, e não coletamos de propósito dados de menores de 13 anos (ou de 16, onde a lei fixa idade maior). Se soubermos que isso aconteceu, apagamos. O remetente não deve enviar documentos para um menor assinar quando a lei não permitir que o menor assine.

14. Mudanças nesta política

Atualizaremos esta política conforme o MyESign mudar. Em mudanças importantes, avisaremos os remetentes no app ou por e-mail pelo menos 30 dias antes de entrarem em vigor e, quando a lei exigir, pediremos o consentimento de novo. A versão aparece no topo desta página; as anteriores estão disponíveis a pedido.

15. Contato

• SocialDNA Systems LLC · Virgínia, EUA
• E-mail: privacy@socialdna.app
• Central de ajuda: Ajuda do MyESign

Se você está na UE, no Reino Unido ou no Brasil e não ficar satisfeito com a nossa resposta, pode reclamar à sua autoridade de proteção de dados (no Brasil, a ANPD).