Política de Privacidad

1. Quiénes somos y cuál es nuestro papel

MyESign es un producto socialDNA ofrecido por SocialDNA Systems LLC, sociedad de responsabilidad limitada constituida en Virginia, EE. UU. ("nosotros").

• Para los documentos y los datos de los firmantes que sube un remitente, la empresa remitente decide qué enviar y a quién. Ella es la responsable de esos datos, y nosotros los tratamos por cuenta de ella para entregar el sobre, reunir las firmas y sellar el resultado.
• Para las cuentas de los remitentes, la facturación, los registros de seguridad y las pruebas de firma que guardamos (quién abrió y firmó, cuándo, desde dónde y cómo), somos nosotros los responsables.

Puedes escribirnos, incluido nuestro contacto de protección de datos, a privacy@socialdna.app. Si firmaste un documento, también puedes contactar a la empresa que te lo envió.

2. En resumen

• Quien firma no necesita cuenta. El firmante abre un enlace personal, lee el documento y firma escribiendo o dibujando su firma, o diciendo "I agree" ("acepto") en una llamada grabada.
• Cuando alguien firma, registramos pruebas: la hora en que se abrió el enlace y la de la firma, la dirección IP, el navegador (user agent), el método usado, el consentimiento dado y la firma misma. Estas pruebas se imprimen en una página de certificado adjunta al PDF firmado, que reciben todas las partes del sobre.
• Las firmas por llamada se graban y se transcriben. La llamada lo dice en su primera frase, y la grabación y la transcripción pasan a formar parte de la prueba de la firma.
• Nunca enviamos mensajes de texto sin el consentimiento registrado de quien los recibe. Las invitaciones por texto aún no están activas (sección 3.4).
• Los pagos pasan por Stripe. Nunca vemos ni guardamos el número completo de tu tarjeta.
• No vendemos tus datos, no mostramos anuncios y no usamos tus documentos para entrenar modelos de IA. Los documentos nunca se envían a un proveedor de IA.

3. Qué recopilamos y por qué

3.1 Cuentas y equipos de los remitentes

Tu nombre, correo y contraseña, y el nombre de tu empresa o equipo. El inicio de sesión lo gestiona Firebase Authentication (un servicio de Google); nunca vemos tu contraseña en forma legible. También guardamos el equipo al que perteneces y tu rol en él (por ejemplo propietario, gerente o miembro), porque solo las personas del equipo envían sus sobres, y solo propietarios y gerentes crean claves de API y webhooks. Cuando creas tu cuenta registramos tu aceptación de los términos, con la hora, tu dirección IP y tu navegador. Usamos estos datos para crear y proteger tu cuenta, enviarte correos de la cuenta y saber quién hizo qué en tu equipo.

3.2 Documentos y sobres

El PDF que subes (hasta 25 MB, desde la app o por la API, como archivo o desde una dirección https que nos indiques), su número de páginas y su huella SHA-256; el título del sobre, su número, el mensaje opcional a los firmantes, el orden de firma (en secuencia o todos a la vez), la fecha de vencimiento (30 días por defecto), el mapa de campos que colocaste (firma, iniciales, fecha, nombre, texto), las opciones elegidas (verificación de identidad, copia por correo certificado) y una referencia opcional de tu propio sistema. Cada sobre guarda la línea de tiempo de lo ocurrido (creado, enviado, invitado, abierto, firmado, rechazado, anulado, completado). Usamos esto solo para gestionar el sobre por ti.

3.3 Datos de los firmantes (dados por el remitente)

Para cada firmante el remitente nos da un nombre y, según el canal, un correo o un número de celular, y puede rellenar campos de antemano (por ejemplo el nombre de una empresa o una dirección). Si eres firmante, así obtuvimos tus datos: de la empresa que te envió el documento. Los demás firmantes del mismo sobre ven tu nombre y si ya firmaste.

3.4 Invitaciones y los canales que usamos

• Correo — la invitación sale de MyESign en nombre del remitente, a través de Microsoft 365.
• WhatsApp — un mensaje corto con el enlace personal, por WhatsApp Business (la WhatsApp Cloud API de Meta o Twilio). Solo se entrega cuando nuestro remitente de WhatsApp está activo; si no puede entregarse, el remitente ve el fallo y puede compartir el enlace de otra forma.
• Mensaje de texto (SMS) — aún no está activo. Nuestro número gratuito (toll-free) espera la verificación de los operadores y, hasta entonces, no se envía nada. Incluso después, un texto solo va a un número cuyo titular dio su consentimiento registrado para recibir textos nuestros; un número que respondió STOP nunca recibe uno.
• Llamada — ver la sección 3.6.
• Enlace personal — el remitente puede copiar el enlace y compartirlo como quiera, o abrirlo dentro de su propio sitio con nuestro botón de firma.

Por cada invitación guardamos el canal, el destino, la hora y si se entregó. Un recordatorio crea un enlace nuevo y el anterior deja de funcionar.

3.5 Qué registramos cuando alguien abre, firma o rechaza

• Cuando se abre el enlace por primera vez: la hora.
• Cuando firmas: la hora; tu dirección IP; el user agent de tu navegador; que marcaste el consentimiento para usar documentos y firmas electrónicos; el método (escrita, dibujada o por voz); el nombre completo que escribiste; la imagen de tu firma dibujada o tu nombre escrito; tus iniciales y las páginas que inicialaste; y los valores que pusiste en los campos.
• Cuando rechazas: la hora, tu IP, tu navegador y el motivo, si lo das.
• El enlace contiene un secreto aleatorio. Guardamos solo una huella (SHA-256) de ese secreto, nunca el secreto.

Usamos esto como prueba de que la firma se hizo, con qué método y cuándo — para el remitente, para los demás firmantes y para ti.

3.6 Firmar por llamada (firma por voz)

Si el remitente elige el canal de llamada, o si tocas Call me now en la página de firma, llamamos al celular que el remitente tiene de ti (solo números de Estados Unidos, en inglés, hasta 6 minutos). Un asistente de IA dice que es una IA y que la llamada se graba, confirma quién habla, describe el documento usando solo su título y el mensaje del remitente y pregunta si aceptas firmar por voz; solo firmas diciendo "I agree" y tu nombre completo. Guardamos: el número, los horarios y el estado de la llamada, la transcripción de lo que dijeron ambos lados (mostrada en vivo en la pantalla) y una grabación de la llamada en dos canales. Las últimas líneas de la transcripción se imprimen en el certificado. Para operar la llamada, nuestros proveedores de telefonía, voz e IA la procesan (sección 8).

3.7 Verificación de identidad (opcional)

Un remitente con socialDNA ID activo puede exigir que cada firmante verifique su identidad antes de firmar (lectura de la licencia de conducir y una selfie en el teléfono). La verificación la realiza socialDNA ID bajo su propio aviso de privacidad. MyESign recibe y guarda solo el resultado: el número de la verificación, su nivel, la hora y un resumen (tipo de documento, la puntuación de coincidencia entre la selfie y la foto del documento, el resultado de nuestro motor facial, que no está certificado, la consulta a listas de sanciones y quién la aprobó). Este resultado se imprime en el certificado.

3.8 El PDF sellado y su certificado

Cuando firma la última persona, estampamos las firmas en el PDF, adjuntamos una página de certificado, calculamos un sello SHA-256 sobre el sobre, la huella del documento original y todas las firmas, y pedimos a una autoridad independiente de sellado de tiempo un sello RFC 3161 de ese sello (cuando está disponible). El PDF sellado se guarda en el DOCZ del equipo remitente, nuestra bóveda de documentos. La página de certificado indica, para cada firmante, el nombre, el correo o teléfono, la hora de apertura y de firma, el método y la dirección IP, además del resultado de identidad y el extracto de la transcripción de voz cuando correspondan. Todas las partes que reciben el PDF sellado pueden leerla.

3.9 Claves de API, botón de firma y webhooks

Para un equipo que usa la API guardamos el nombre de cada clave, sus primeros caracteres, una huella SHA-256 de la clave (la clave completa se muestra una vez y nunca se guarda), sus permisos y su último uso. Para cada webhook guardamos la dirección, los eventos, su secreto de firma y el resultado de las últimas entregas. Los mensajes de webhook que enviamos a los sistemas del propio remitente contienen datos del sobre (número, título, referencia del remitente, nombres de los firmantes, estados, horas, método y el sello).

3.10 Facturación y pagos

Cada firma crea una línea de uso de US$1 en la cuenta de facturación del equipo remitente, con el número del sobre, un título corto y el nombre del firmante, para que el equipo revise su estado de cuenta. Los pagos con tarjeta se hacen en la página de Stripe; Stripe nos informa el resultado y una referencia del cliente o del pago. Nunca recibimos ni guardamos el número completo de tu tarjeta.

3.11 Seguridad, registros de auditoría y tu navegador

• Cada cambio en un sobre, invitación, clave o webhook se guarda con un registro de auditoría (quién, qué y cuándo). Nuestros servidores también registran direcciones IP, horas, solicitudes y errores para mantener el servicio seguro y funcionando.
• En tu navegador: la app guarda tu sesión (Firebase) y tu elección de idioma (una cookie sdna.lang y el almacenamiento local). La página de firma no guarda nada en tu navegador — su secreto queda en la dirección después del signo #, que los navegadores no envían a los servidores.
• Estas páginas y la página de firma cargan fuentes de Google Fonts, que ve tu dirección IP. No usamos rastreadores de publicidad ni de analítica en ellas.

3.12 Soporte

Lo que nos envías al pedir ayuda: tu mensaje, tu correo y cualquier captura de pantalla.

4. Bases legales (UE, Reino Unido y Brasil)

Si se aplica el RGPD de la UE o del Reino Unido o la LGPD de Brasil, estas son las bases legales. Cuando el remitente es el responsable (sección 1), es él quien debe tener una base legal para enviarnos el documento y los datos del firmante.

Cuando la base es el consentimiento, puedes retirarlo en cualquier momento, sin afectar lo hecho antes. Cuando la base es el interés legítimo, puedes oponerte (sección 12).

5. Dónde se guardan tus datos

• Documentos y PDF sellados: un bucket privado de Google Cloud Storage en Estados Unidos (us-central1, Iowa), accesible solo a través de nuestros servidores. Los PDF sellados también aparecen en el DOCZ del equipo remitente.
• Sobres, invitaciones, pruebas de firma, claves, webhooks, líneas de facturación y transcripciones: nuestra base de datos en MongoDB Atlas.
• Inicio de sesión: Firebase Authentication (Google). Servidores y registros: Google Cloud.
• Grabaciones de llamadas: las guarda nuestro proveedor de telefonía, Twilio, vinculadas al sobre.

6. Cuánto tiempo los guardamos

7. Quién ve tus datos

• El equipo remitente ve el sobre, los datos y el estado de cada firmante, las pruebas de firma, la transcripción de una llamada y el PDF sellado.
• Los demás firmantes del mismo sobre ven tu nombre y tu estado mientras está abierto y, una vez completado, el PDF sellado con su certificado (que incluye tu correo o teléfono y tu IP).
• Los sistemas del propio remitente, si conectó un webhook o usa la API.
• Proveedores de servicios que tratan datos por nosotros, con contratos que los limitan a nuestras instrucciones (sección 8).
• Cuando la ley lo exige. Divulgamos datos cuando lo exige una orden legal válida o para proteger la vida o la seguridad de alguien, y avisamos antes a las personas afectadas salvo que la ley lo prohíba o sea una emergencia.
• Si el negocio cambia de manos. Si SocialDNA Systems LLC se fusiona, es adquirida o vende MyESign, los datos pueden pasar al nuevo dueño bajo esta política; te avisaremos antes.

8. Proveedores de servicios

socialDNA ID (verificación de identidad) y PostKite (correo certificado) son otros productos socialDNA, usados solo cuando el remitente los activa, bajo sus propios avisos.

9. Transferencias internacionales

Estamos en Estados Unidos y nuestra nube está en Estados Unidos. Si envías o firmas desde otro país, tus datos se tratan en Estados Unidos, donde las leyes de privacidad pueden ser distintas de las tuyas. Cuando se aplica el RGPD de la UE o del Reino Unido o la ley suiza, usamos las Cláusulas Contractuales Tipo de la Comisión Europea (y el Anexo del Reino Unido) con nuestros proveedores. Cuando se aplica la LGPD, usamos los mecanismos de su artículo 33, incluidas las cláusulas contractuales tipo aprobadas por la ANPD. Puedes pedirnos una copia de estas garantías.

10. Seguridad

• Las conexiones con nuestros servidores usan TLS. Los documentos están en un bucket privado y solo se sirven a través de nuestros servidores a quien tiene un enlace válido o una cuenta del equipo; los datos en la nube y en la base de datos están cifrados en reposo por los proveedores.
• Los enlaces de firma llevan un secreto aleatorio que guardamos solo como huella; un recordatorio reemplaza el enlace y anular el sobre detiene todos los enlaces.
• Las claves de API se muestran una vez y se guardan solo como huella. Los mensajes de webhook van firmados (HMAC-SHA256) para que quien los recibe compruebe que vienen de nosotros.
• El sello SHA-256 y el sello de tiempo RFC 3161 hacen detectable cualquier cambio posterior en un PDF sellado.
• El acceso de nuestro personal se limita a quien lo necesita para operar el servicio, dar soporte, mantener la seguridad o cumplir obligaciones legales.
• Si un incidente afecta tus datos, te avisaremos a ti y a las autoridades como exija la ley.

Ningún sistema es perfectamente seguro. Mantén en secreto tu contraseña y tus claves de API y no reenvíes tu enlace de firma.

11. Llamadas y consentimiento para grabar

• Toda llamada de firma empieza diciendo que el asistente es una IA y que la llamada se graba, y pregunta quién habla.
• Solo firmas diciendo "I agree" y tu nombre completo. Si dices que no, dudas, quieres leer antes o contesta otra persona, no se firma nada y el enlace escrito sigue funcionando.
• El asistente solo describe el documento con su título y el mensaje del remitente. Nunca pide números de tarjeta, de banco ni del Seguro Social.
• Las llamadas solo se hacen a números de Estados Unidos. El remitente debe tener tu permiso para llamarte a ese número (ver nuestros Términos).

12. Tus derechos y cómo ejercerlos

Para todos

Vivas donde vivas, puedes pedir acceso, copia, corrección o eliminación de tus datos y retirar cualquier consentimiento. Los remitentes pueden descargar cada PDF sellado desde la app o la API. Si eres firmante, la empresa remitente decide sobre el documento que te envió; te ayudamos a contactarla y seguimos sus instrucciones, y podemos conservar las pruebas de firma necesarias para ejercer o defender reclamaciones.

UE, EEE, Reino Unido y Suiza

Según el RGPD también tienes derecho a la limitación, a la portabilidad y a oponerte al tratamiento basado en interés legítimo, y derecho a reclamar ante tu autoridad de protección de datos (en el Reino Unido, la ICO).

Brasil (LGPD)

Según el artículo 18 de la LGPD puedes pedir: confirmación del tratamiento; acceso; corrección; anonimización, bloqueo o eliminación de datos innecesarios o excesivos; portabilidad; eliminación de datos tratados con consentimiento; información sobre con quién compartimos; información sobre la posibilidad de no consentir y sus consecuencias; y revocación del consentimiento. También puedes acudir a la ANPD.

California y otros estados de EE. UU.

Según la CCPA, modificada por la CPRA, los residentes de California tienen derecho a saber, eliminar y corregir su información personal, a excluirse de su venta o intercambio, a limitar el uso de información personal sensible y a no ser discriminados. Recopilamos identificadores (nombre, correo, teléfono, dirección IP, identificadores de cuenta), registros de cliente, información comercial (uso de firmas y pagos), actividad en internet (pruebas de firma y registros), audio (grabaciones y transcripciones de llamadas) e información personal sensible (inicio de sesión de la cuenta; el resultado de la verificación de identidad cuando el remitente la exige). Los usamos para los fines de la sección 3, solo los divulgamos como se describe en las secciones 7 y 8 y no los vendemos ni compartimos; tratamos una señal Global Privacy Control como solicitud de exclusión. Los residentes de Virginia, Colorado, Connecticut, Texas, Oregón y otros estados con leyes de privacidad tienen derechos similares, incluido apelar nuestra decisión: responde a nuestra respuesta con la palabra "Appeal". Si negamos la apelación, puedes acudir al fiscal general de tu estado.

Cómo hacer una solicitud

1. Escribe a privacy@socialdna.app desde el correo de tu cuenta, o dinos qué sobre firmaste (su número, como ES-…).
2. Confirmamos que eres tú antes de actuar (desde tu cuenta con sesión iniciada o con un código enviado a tu correo o teléfono).
3. Respondemos en el plazo legal — 15 días en Brasil para el informe completo de acceso, un mes en la UE y el Reino Unido (prorrogable dos meses) y 45 días en California (prorrogable 45 días). Las solicitudes son gratuitas.
4. Para eliminar una cuenta de remitente, ver Eliminar tu cuenta.

13. Menores

Las cuentas de MyESign son para mayores de 18 años. MyESign no está dirigido a menores y no recopilamos a sabiendas datos de menores de 13 años (o de 16 donde la ley fije una edad mayor). Si sabemos que ocurrió, los borramos. El remitente no debe enviar documentos para que firme un menor cuando la ley no le permita firmar.

14. Cambios en esta política

Actualizaremos esta política a medida que MyESign cambie. En los cambios importantes avisaremos a los remitentes en la app o por correo al menos 30 días antes de que entren en vigor y, cuando la ley lo exija, pediremos de nuevo el consentimiento. La versión aparece al inicio de esta página; las anteriores están disponibles a pedido.

15. Contacto

• SocialDNA Systems LLC · Virginia, EE. UU.
• Correo: privacy@socialdna.app
• Centro de ayuda: Ayuda de MyESign

Si estás en la UE, el Reino Unido o Brasil y no quedas satisfecho con nuestra respuesta, puedes reclamar ante tu autoridad de protección de datos (en Brasil, la ANPD).